E-faktura - najczęściej zadawane pytania

Zaloguj do archiwum faktur

1. Czym jest e-faktura?

E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia, a jej wysłanie drogą elektroniczną w postaci pliku w formacie PDF zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.

2. Co odróżnia e-fakturę od papierowego dokumentu?

Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.

3. Jaka jest podstawa prawna wystawiania i przysyłania e-faktur?

Kwestie dotyczące faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

4. Czy do korzystania z e-faktury potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie?

Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:

• adresu e-mail,
• bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF -Adobe Acrobat Reader.

5. Skąd będę wiedział, że została wystawiona e-faktura?

Powiadomienie o wystawieniu e-faktury wysyłane jest na adres e-mailowy, podany w formularzu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur.

6. Czy akceptacja i przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się dla nabywcy dokumentu z kosztami?

Akceptacja i przyjmowanie elektronicznych faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami ze strony odbiorcy dokumentu.

7. Czy zgadzając się na fakturę elektroniczną, będę mógł wydrukować fakturę?

Wydrukowanie obrazu e-faktury, np. do celów akceptacji wewnątrz firmy, jest możliwe, lecz powstały w ten sposób papierowy obraz e-faktury nie jest dokumentem księgowym. Dokumentem księgowym jest wyłącznie e-faktura przechowana w postaci elektronicznej. Ma ona taka samą wartość prawną, jak zwykła faktura w formie papierowej.

8. Czy korekty i duplikaty faktur będę otrzymywać w formie elektronicznej, czy papierowej?

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane również w formie elektronicznej.

9. Jakie korzyści ma nabywca z faktury elektronicznej?

• Prosta archiwizacja faktur elektronicznych, a więc i zmniejszenie wydatków.
• Szybszy proces wystawiania i dostarczania faktur - możliwość zaplanowania wydatków z dużym wyprzedzeniem.
• Możliwość drukowania (np. do potrzeb akceptacji wewnątrz firmy).
• Możliwość odebrania e-faktury z każdego miejsca, gdzie jest Internet.
• Ochrona środowiska - przejście na dokumentację elektroniczną to zmniejszenie ilości zużytego papieru.

10. Jak można zrezygnować z e-faktury?

Aby zrezygnować z otrzymywania faktury elektronicznej, należy przesłać listem wypełniony formularz Odwołanie akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Po otrzymaniu formularza rezygnacji z otrzymywania faktur elektronicznych wstrzymujemy wysyłanie faktur w formie elektronicznej w kolejnym dniu po otrzymaniu formularza. Kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.

11. Czy można zmienić adres e-mail do otrzymywania elektronicznych faktur?

Aby zmienić adres e-mail do otrzymywania e-faktur, należy przesłać listem wypełniony formularz Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur w formie elektronicznej.

12. Co w przypadku wykasowania/utraty faktury elektronicznej?

Faktury elektroniczne są przechowywane w Archiwum Faktur Elektronicznych Wydawnictwa Wiedza i Praktyka przez okres 6 lat (adres email, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).

13. Czy możliwe jest otrzymywanie faktur elektronicznych i papierowych jednocześnie?

Nie. Faktury mogą być dostarczane tylko w jednej formie.

14. Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne przechowuje się w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Faktura elektroniczna może być przechowywana przez ich wystawcę lub odbiorcę, dlatego też gwarantujemy archiwizację przez naszą firmę - Wydawnictwo Wiedza i Praktyka - w formie elektronicznej z zachowaniem bezpieczeństwa i ich wiarygodności. Faktury są przechowywane i udostępniane odbiorcy i organowi kontroli skarbowej w elektronicznym archiwum przez okres 6 lat (adres email, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).

15. Co to jest e-podpis?

E-podpis – czyli podpis elektroniczny – to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz gwarantując, iż ewentualne zmiany w przesłanym dokumencie są rozpoznawalne. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym podpis odręczny i bezpieczny podpis elektroniczny są sobie równoważne pod względem mocy prawnej. Każda faktura elektroniczna musi być podpisana za pomocą podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem kwalifikowanym.

16. Jak sprawdzić autentyczność podpisanej e-faktury?

Aby upewnić się, że dokument jest oryginalny i został przesłany przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, mogą Państwo użyć darmowej aplikacji do weryfikacji podpisu „SZAFIR® Demo – weryfikująca” ze strony: http://www.kir.com.pl

17. Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury), musi zakupić podpis elektroniczny?

Nie, do otrzymywania naszych faktur nie jest wymagane posiadanie własnego podpisuelektronicznego.